電子帳簿保存法で領収書の保存方法とは｜紙と電子の正しい扱い方を解説

電子帳簿保存法に対応する際、領収書を紙で保管するのか、電子データとして保存するのか迷う場面は少なくありません。

この記事では、電子帳簿保存法に基づく領収書の保存方法を、紙の領収書、電子取引データ、スキャナ保存に分けて解説します。保存要件や注意点を理解しておくと、経理業務の混乱を防ぎ、税務調査にも備えやすくなります。

電子帳簿保存法とは？領収書保存に関係する基本ルール

電子帳簿保存法の対象になる書類

電子帳簿保存法は、税務関係の帳簿書類や電子取引データを、一定の保存要件に沿って電子保存するための法律です。領収書、請求書、契約書、注文書、見積書、納品書などは、会社の取引を証明する重要な資料であり、会計処理や税務調査でも確認されることがあります。

領収書保存に関係する3つの区分

領収書保存で押さえたい区分は、主に次の3つです。

電子帳簿等保存は、会計ソフトなどで作成した帳簿や決算関係書類を電子保存する仕組みです。

スキャナ保存は、紙で受領した領収書やレシートをスキャンし、電子データとして保存する方法です。

電子取引データ保存は、メールやWebサービスなどで授受した領収書、請求書、取引情報を電子データのまま保存するルールです。

紙の領収書と電子データの違い

領収書保存では「領収書かどうか」だけでなく、「紙で受け取ったのか、電子データで受け取ったのか」を先に確認することが重要です。紙で受け取った領収書は紙のまま保管するか、スキャナ保存の要件を満たして電子化します。一方、PDFやWeb上で発行された領収書など、電子データとして受け取ったものは、電子取引データとして保存する必要があります。

領収書は電子帳簿保存法でどのように保存するのか

紙で受け取った領収書の保存方法

紙で受け取った領収書やレシートは、従来どおり紙のまま保管できます。ファイルや月別の封筒で管理する場合でも、取引日、金額、取引先名、支払い内容、経費の用途、会計処理との対応関係が後から確認できる状態にしておくことが大切です。

法人の場合、帳簿や取引に関して作成または受領した書類は、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。領収書も保存対象となる書類に含まれるため、電子化する場合でも保存期間の管理は欠かせません。

電子データで受け取った領収書の保存方法

メール添付のPDF領収書、ECサイトからダウンロードした領収書、クラウドサービス上の請求書やレシートは、電子取引データに該当する可能性があります。この場合、原則として電子データのまま保存します。印刷して紙で保管するだけでは、保存要件を満たせないことがあります。電子データの保存では、次の点に注意しましょう。

請求書やレシートとの保存ルールの違い

領収書、請求書、レシートはいずれも取引を証明する書類ですが、保存方法は書類名だけで決まるわけではありません。紙で受け取ったか、電子データで受け取ったかを基準に整理すると、実務で判断しやすくなります。

紙の領収書やレシートを電子化するスキャナ保存のルール

スキャナ保存の基本

スキャナ保存は、紙で受領または作成した領収書、レシート、請求書などを読み取り、電子データとして保存する方法です。紙の保管スペースを減らし、必要な資料を検索しやすくなるため、経理業務の効率化にもつながります。

ただし、スマートフォンで撮影してフォルダに入れるだけでは十分とはいえません。電子帳簿保存法に沿って、真実性と可視性を確保した状態で管理する必要があります。

スキャナ保存で押さえるべき保存要件

スキャナ保存では、次の観点を押さえておくと整理しやすくなります。

スマートフォンで撮影した領収書の扱い

スマートフォンで撮影した領収書も、一定の要件を満たせばスキャナ保存の対象になり得ます。ただし、画像が不鮮明で日付や金額が読み取れない場合や、承認履歴が残らない場合は、後から確認できないリスクがあります。提出期限、撮影方法、原本の扱いを社内ルールとして明確にしておくことが重要です。

スキャン後に紙の原本を破棄できるか

スキャナ保存の要件を満たして適切に電子保存できている場合、紙の原本を破棄できるケースがあります。ただし、保存要件を満たしていないまま原本を破棄すると、税務調査で領収書の確認ができず、経費処理の根拠が弱くなるおそれがあります。紙を減らすことだけを目的にせず、必要な情報を正しく残すことを優先しましょう。

電子データで受け取った領収書の保存要件

電子取引データに該当する領収書

電子取引データに該当する領収書には、メールで受領したPDF、ECサイトからダウンロードした領収書、クラウド請求書サービスで発行された請求書、キャッシュレス決済や法人カードの利用明細などがあります。

これらは最初から電子データとして授受されているため、紙の領収書をスキャンしたデータとは扱いが異なります。電子取引データは、データのまま保存することが基本です。印刷して紙で保管するだけではなく、元のPDFやダウンロードデータを削除せずに管理しましょう。

ファイル名で検索しやすくする方法

システムを導入していない会社でも、ファイル名に取引日、取引先、金額、書類名を入れることで、一定の検索性を確保しやすくなります。

例
20260512_株式会社〇〇_11000円_領収書.pdf

ただし、領収書の件数が多い場合や複数人で管理する場合は、手作業だけでは保存漏れや表記ゆれが起こりやすくなります。

フォルダ管理で注意すべきこと

フォルダ管理で対応する場合は、年度別、月別、部門別などで保存場所を統一し、担当者の個人フォルダやメールボックスだけに保存する状態は避けましょう。社内で保存場所とファイル名のルールを統一しておくことで、税務調査や監査の際にも資料を探しやすくなります。

領収書保存を電子化するメリット

紙の管理負担を減らせる

領収書保存を電子化すると、紙の保管スペースを削減し、資料を探す手間を減らせます。取引件数が多い会社では、紙の領収書を探すだけでも時間がかかりますが、電子保存によって日付や取引先で検索できるようになれば、確認作業の負担を軽減できます。

経理業務を効率化できる

電子化された領収書は、経理担当者、承認者、会計担当者が同じデータを確認しやすくなります。紙の受け渡しが減るため、経費精算や会計処理のスピード向上にもつながります。

領収書保存を電子化すると、次のような効果が期待できます。

経営判断にも活用しやすくなる

領収書保存の電子化は、単なる書類管理ではありません。経費の発生状況や支払い内容を早く確認できるようになることで、月次決算や資金繰りの精度も高めやすくなります。経理資料が整えば、財務の見える化や経営判断のスピード向上にもつながります。

電子帳簿保存法に対応するシステムの選び方

保存要件に対応しているか確認する

システムを導入する際は、領収書を保存できるだけでなく、電子帳簿保存法の保存要件に対応できるかを確認します。検索機能、閲覧機能、データの保存履歴、権限管理などが整っているかが重要です。

確認したい機能は、次のとおりです。

現場で継続して使えるか確認する

電子保存では、タイムスタンプ、訂正削除履歴、アクセスログなど、データの信頼性を保つ機能も確認したいポイントです。ただし、機能が多ければよいわけではありません。経理担当者が日常的に使えるか、承認者が確認しやすいか、運用ルールに無理がないかも重視しましょう。

自社の経理業務に合うサービスを選ぶ

紙のレシートが多い会社では、スマートフォン撮影や経費精算機能が使いやすいシステムが向いています。電子取引データが多い会社では、メール添付やダウンロードデータの保存管理に強いクラウドサービスが適しています。

電子帳簿保存法で領収書を保存するときの注意点

紙と電子データを混同しない

領収書保存で起こりやすい問題は、紙の領収書と電子データの領収書を同じ扱いにしてしまうことです。紙で受け取った領収書は紙保管またはスキャナ保存、電子データで受け取った領収書は電子取引データとして保存します。

混同すると、次のようなミスが起こりやすくなります。

個人立替のレシートもルール化する

従業員が立て替えた交通費、会議費、備品購入費のレシートも、会計処理の根拠になる資料です。個人立替は件数が多く、提出方法もばらつきやすいため、提出期限、撮影方法、原本保管の有無、承認者、差し戻し時の対応を社内ルールに含めておきましょう。

保存期間と引き継ぎに注意する

電子保存に切り替えた場合でも、保存期間の考え方がなくなるわけではありません。年度ごとの保存管理やバックアップを行い、担当者が変わっても保存場所や保存ルールが分かる状態にしておくことが大切です。

中小企業が対応するための実務ステップ

現在の受領方法を洗い出す

中小企業が電子帳簿保存法に対応するには、まず現在の領収書の受領方法を洗い出します。紙で受け取るもの、メールで届くもの、ECサイトからダウンロードするもの、クラウドサービス上で確認するものを分けましょう。

保存方法を決める

次に、紙と電子データに分けて保存方法を決めます。

社内ルールを統一する

そのうえで、ファイル名、フォルダ、承認ルールを統一します。日付、取引先、金額、書類名を含めたファイル名にすると、後から検索しやすくなります。領収書の提出期限、承認者、差し戻し時の対応、保存状況の確認方法も決めておくと、属人化を防ぎやすくなります。

定期的に運用を見直す

電子帳簿保存法への対応は、導入して終わりではありません。月次決算のタイミングで領収書の保存状況を確認し、保存漏れ、ファイル名の不統一、承認遅れ、原本破棄の判断ミスがないかを定期的に見直しましょう。

まとめ

電子帳簿保存法における領収書保存では、紙の領収書、電子データで受け取った領収書、スキャナ保存した領収書を分けて管理することが重要です。特に電子取引データは、印刷して保管するだけではなく、電子データとして検索・確認できる状態で保存する必要があります。

領収書管理を整えることは、法対応だけでなく、経理業務の効率化や財務の見える化にもつながります。自社の受領方法や保存ルールを見直し、税務調査にも対応できる管理体制を整えましょう。