経理のペーパーレス移行ガイド｜電子帳簿保存法対応とツール選定・業務フロー改善の進め方

経理のペーパーレス化を進めたいものの、どこから着手すべきか分からず、紙書類・承認フロー・電子帳簿保存法への対応に悩む企業は多くあります。

こうした課題を解消するために、本記事では経理業務のペーパーレス移行に必要な手順と法対応、ツール選定の実務ポイントをわかりやすく解説します。

自社の業務に合わせてどのように電子化を進めるべきかを理解でき、スムーズな移行に向けた準備が整います。

経理のペーパーレス化をどこから始めればよいか迷っていませんか？

 

HNバックオフィスコンサルタントでは、電子帳簿保存法対応・業務フロー整備・ツール選定まで、経理の電子化を一貫サポートしています。

まずはお気軽にご相談ください。

経理のペーパーレス移行が求められる背景と業務課題

ペーパーレス化が進む背景

近年、電子帳簿保存法の改正の影響で経理のペーパーレス化が急速に広がっています。
さらに、国全体のDX推進によりクラウド会計ソフトやAI・OCR技術が急速に普及し、紙を前提とする業務は非効率になりつつあります。

働き方改革やテレワークの浸透もペーパーレス化を後押ししており、紙の受け渡しや押印を前提としたフローでは業務が滞りやすくなっています。

紙ベースの経理業務が抱える非効率とリスク

紙中心の運用は、経理業務そのものの負担だけではなく企業全体の管理レベルにも影響します。

特に次のような課題が頻繁に起こります。

これらは月次決算の遅れや財務情報の鮮度低下にも直結し、経営判断のスピードを阻害します。

紙運用を続ける限り、こうした非効率の解消は難しいと言えます。

ペーパーレス移行前に把握すべき課題と準備事項

ペーパーレス化を円滑に進めるためには、移行前に発生しやすい課題を把握し、準備すべき内容を明確にしておくことが重要です。

特に多くの企業で共通するのは次の3点です。

ペーパーレス移行準備チェックリスト

準備項目	内容
社内ルール整備	保存方法、承認フロー、アクセス権限を明確に定める
ツール選定	会計ソフト、ワークフロー、スキャナなどの連携可否を確認する
従業員教育	操作方法、電子保存ルール、改ざん防止策を正しく周知する

これらの準備が整うことで移行後の運用安定性が高まり、企業全体の生産性向上につながります。

経理ペーパーレス化の進め方｜電子化手順と業務フロー整備

現状業務の棚卸しと紙書類の洗い出し

ペーパーレス化を円滑に進めるためには、現状の業務プロセスを可視化することが欠かせません。

経理が扱う紙書類は多岐にわたり、どの資料がどのタイミングで発生し、誰が処理しているのかを整理することで、電子化すべき対象が明確になります。
特に、承認の停滞や書類紛失が発生しやすい工程は、ペーパーレス化の効果が大きいポイントです。

電子化する書類と保管ルールの設計

電子化では、書類ごとに最適な保存方法を設計する必要があります。

特に電子帳簿保存法の要件を満たすためには、保存区分ごとのルール設計が重要になります。

電子データ保存は単にスキャンして終わりではなく、検索要件や改ざん防止措置など、実務上の基準を満たしていなければ法的要件を満たしません。

以下の内容は、紙から電子へ移行する際に決めておくべき重要ポイントです。

これらを明確にすることで、電子データの一元管理が可能になり、業務の迷いや属人性が大幅に減少します。

ワークフロー整備と承認プロセスのデジタル化

ペーパーレス化の効果を最大限に高めるためには、ワークフローのデジタル化が欠かせません。

紙での承認は、担当者不在や押印待ちによって処理が滞りやすく、月次決算の遅れにも直結します。

電子ワークフローを導入することで、申請から承認までの流れを可視化でき、承認遅延の防止につながります。

ワークフロー整備の際に重要になるのは、以下の視点です。

承認プロセスを電子化した後は、運用トラブルを未然に防ぐためのチェック体制を整える必要があります。

システム障害・運用トラブルを避けるためのチェック体制

電子化が進むほど、システム障害や運用ルールの不徹底によるトラブルが発生しがちです。電子帳簿保存法では、「保存データが読めなくなる」「検索できない」といった状態は重大な問題であり、事前のチェック体制が不可欠です。

トラブルを防ぐために、次のような仕組みを整備しておくことが重要です。

電子化は導入して終わりではなく、運用を安定させて初めて効果が出ます。

そのため、定期的なレビューとルール改善が必要です。

ペーパーレス化は、仕組みを整えなければ“運用の壁”にぶつかりやすい取り組みです。

 

HNバックオフィスコンサルタントでは、電子帳簿保存法の要件整理から運用ルール策定、
チェック体制の構築まで実務に沿った形でサポートしています。

外部の専門家の力を借りて、トラブルのない運用体制を整えませんか？

ペーパーレス化を支えるツール選定｜会計ソフト・ワークフロー・スキャナ

選定時に比較すべきポイント（機能・連携・コスト）

ペーパーレス化を成功させるためには、ツール選定の段階で必要な要件を正しく把握することが欠かせません。

特に、経理業務では複数のシステムを組み合わせて運用することが多いため、導入前の比較検討が重要です。

ツール選定では次の3点を重点的に確認します。

これらを整理することで、社内体制や業務特性に適したツールを選べるようになります。

適切なツール選定は、ペーパーレス化後の運用安定性を左右するため、失敗できないプロセスと言えます。

会計ソフト・クラウドサービスの活用ポイント

クラウド型会計ソフトは、ペーパーレス化と相性の良いツールです。

電子データとの自動連携がしやすく、仕訳処理や月次決算業務を効率化できます。

クラウドサービスは、電子取引データの自動取得などに強みがあります。

これらのツールを活用する際の重要ポイントは次の通りです。

クラウドサービスは更新作業が不要で、常に最新バージョンを利用できる点もメリットです。

会計ソフトの活用を前提にすると、経費精算やワークフローの選定にも一貫性が生まれます。

経費精算システム・ワークフローシステムの比較

ペーパーレス化の効果を最大化するには、経費精算システムやワークフローシステムの導入が重要になります。

これらは承認フローの透明化とスピード向上に直結するため、多くの企業が導入を進めています。

ワークフロー・経費精算ツールを比較する際は、次の点を軸に検討します。

ツールごとに強みや機能の幅に差があるため、導入効果を最大化するには、会社の業務フローと照らし合わせて選択することが重要です。

スキャナ保存の要件と活用方法

スキャナ保存は、紙書類を電子データとして保管する方法であり、電子帳簿保存法の保存要件を満たす必要があります。

特に実務で押さえるべきポイントは以下の通りです。

これらを理解しておくことで、コストを大幅に削減できます。

電子化した資料が安全に管理されることで、経理業務の効率性と透明性も高まります。

電子帳簿保存法への実務対応｜経理部門が押さえるべき要件と運用

電子帳簿保存法の概要と改正ポイント

電子帳簿保存法は、帳簿書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。

近年の改正により、紙から電子へ移行しやすい環境が整備され、電子取引データの電子保存が原則義務化されています。

電子データ保存の「必須要件」と実務での対応方法

電子取引データを保存する際には、電子帳簿保存法が定める複数の要件を満たす必要があります。

特に実務に直結するポイントとして、次の3点を押さえておくことが重要です。

スキャナ保存の実務ポイントとよくある誤解

スキャナ保存は、紙書類をスキャンして電子データとして保存する仕組みです。

導入企業は増えていますが、運用上の誤解やルール不徹底により、要件を満たせていないケースも存在します。

特に注意すべき点は以下の3つです。

誤解が多い理由として、法律の細かな要件が十分に周知されていないことが挙げられます。適切な運用ルールを整備し、担当者が正しく理解して運用することが重要です。

経理の運用体制づくりとガバナンス強化策

電子帳簿保存法に対応する場合、システムだけでなく運用体制の整備も欠かせません。

適切なガバナンスを確保するためには、次のような体制整備が求められます。

体制を整えることで、電子保存の不備による税務リスクを避けるだけでなく、企業全体の透明性向上にもつながります。

電子化はシステム導入だけでは完結せず、運用を支えるガバナンスがあって初めて安定した仕組みとなります。

まとめ

経理のペーパーレス化は、単なる紙削減ではなく、業務効率化・法対応・経営判断のスピード向上を同時に実現できる取り組みです。

電子帳簿保存法の要件を満たしながらデータ運用を最適化することで、ミスや手戻りが減り、月次決算の精度も向上します。

また、会計ソフトやワークフローシステムの活用により、従来の紙中心の業務では実現できなかった自動化やリアルタイムの情報共有も可能になります。
移行には準備が必要ですが、正しいステップで進めることで大きな成果につながります。

 

経理のペーパーレス化を自社だけで進めるのは簡単ではありません。

 

HNバックオフィスコンサルタントなら、
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最適なペーパーレス化の進め方を知りたい方は、ぜひ一度ご相談ください。