経理担当者が辞めた！業務を止めないための迅速な対応と人材確保の重要性

経理担当者の突然の退職は、企業にとって大きなリスクとなります。会計や給与の処理が滞るだけでなく、税務申告や決算対応の遅延、情報の流出といった問題を引き起こす可能性もあります。特に、担当者が一人で業務を抱えていた中小企業では、その影響が顕著です。

本記事では、経理担当者が辞めた際に企業が直面するリスクや、業務を止めずに対応するための具体的な対策について解説します。引き継ぎが間に合わない場合の応急処置や、アウトソーシングや経理代行の活用方法、後任人材の確保まで、経営を守る視点から必要なステップを紹介します。

経理担当者が辞めたときに起こる会社のリスクとは

経理担当者が突然辞めてしまうと、企業の日常業務や経営判断に大きな影響を及ぼします。特に属人化が進んでいる場合、業務の全体像が把握できておらず、何から手を付けるべきかも分からないという事態に陥りやすくなります。

経理業務の属人化が引き起こす問題

多くの中小企業では、経理担当者が一人で帳簿の管理から仕訳、給与計算、会計ソフトの入力、税理士との連携まですべてを担っているケースが少なくありません。このような状態では、担当者が辞めた瞬間に情報の断絶や作業の停止が発生します。

また、取引先との請求処理や支払い管理、税務申告の準備作業などが遅延すると、会社の信用にも関わります。仮に、業務マニュアルや引き継ぎ資料が整っていなければ、後任の採用・教育にも時間がかかり、経営全体への影響が拡大するリスクがあります。

情報管理・決算遅延・給与処理の停滞などの影響

経理業務には、現金や口座の管理、従業員への給与支給、仕訳データの整備、決算書の作成など多岐にわたる情報処理が求められます。これらは一日でも滞ると、企業にとっては致命的です。

また、退職者がパスワードやアカウントの管理をしていた場合、社内の重要な経理情報にアクセスできない事態も発生します。こうした情報管理のリスクは、企業の継続性に直結する課題として軽視できません。

まずやるべきは業務の洗い出しと現状の可視化

経理担当者が辞めた直後は、慌てずに現在進行中の業務と必要な対応を整理することが最優先です。業務の中断を最小限に抑えるためには、どの業務が、どのような状態で、誰の手により行われていたかを正確に把握することが重要です。

引き継ぎができない場合の対応策

退職までに十分な引き継ぎが行われていない、もしくは突然の退職で引き継ぎが不可能なケースでは、以下のような対応が求められます。

こうした初動を素早く行うことで、重要なデータや作業の抜け漏れを防ぎ、次の対応にスムーズに移ることができます。

業務フロー・使用ツール・書類の確認ポイント

業務を可視化する際は、全体のフローと関係書類・デジタルツールの確認が不可欠です。主な確認ポイントとして、以下の項目が挙げられます。

これらをもとに、今後の業務継続のために何が不足しているか、誰に何を任せるべきかを明確にすることで、次のステップへの準備が整います。

業務を止めないための緊急対応策

経理担当者が辞めた直後は、業務を一時的にでも止めないための即時対応が不可欠です。処理が滞ることで給与支払いが遅れたり、税務申告の期限に間に合わなかったりするリスクを避けるために、外部人材やサービスの活用を柔軟に検討する必要があります。

派遣・アルバイト・社内の一時対応の活用

即戦力の確保が難しい場合は、まずは社内で一時的な業務代行体制を整えることが有効です。また、短期的に経理経験者を補う手段として以下のような選択肢があります。

このように、業務内容ごとに優先順位をつけて分担することで、混乱を避けながら短期的な業務継続を図ることができます。

ただし、社内に経理の知識がある人材がいない場合、無理に対応させることでミスが発生しやすくなるため、慎重な判断が必要です。

経理代行・アウトソーシングの導入判断基準

より確実かつスピーディーに業務を再稼働させるためには、経理代行やアウトソーシングの活用が非常に効果的です。特に以下のようなケースでは、外部サービスの導入が検討に値します。

経理代行サービスでは、仕訳・帳簿作成・請求書処理・給与計算などの業務を専門スタッフが迅速に対応してくれるため、経営者や現場スタッフの負担を大幅に削減できます。

さらに、クラウド会計システムと連携した対応も可能な業者であれば、時間と手間をかけずに業務を再開できる環境が整います。

中長期的に考えるべき人材確保と体制の再構築

緊急対応で業務をつなぎながらも、企業としては経理体制を安定させるための中長期的な施策を同時に検討していく必要があります。一時的な代行では対応しきれない部分を補完しつつ、持続可能な人材・業務体制の構築が求められます。

後任採用と育成のステップ

まず必要となるのが新たな経理担当者の確保です。ただし、経理職は転職市場でも競争率が高く、即戦力を採用するのは簡単ではありません。以下のようなステップで進めることが現実的です。

特に中小企業では、柔軟な体制を組み合わせることが人材確保のカギとなります。すべてを一人でこなせる人材に依存せず、必要なスキルを段階的に補うことを前提に体制を整備する考え方が重要です。

属人化を防ぐための業務の標準化とマニュアル整備

人が辞めたときに混乱が起こる最大の要因は、「業務が属人化していること」です。これを防ぐためには、経理業務のプロセスを誰でも理解・実行できる形にする必要があります。

これにより、誰が担当しても一定の品質で業務が進められる環境が整い、経理担当者が退職した場合でも業務継続が容易になります。

属人化を防ぐという視点は、今後の経営にとってもリスク管理の一環として非常に重要です。

外部の専門サービスを活用するという選択肢

経理担当者の退職によって浮き彫りになるのが、企業の経理体制における脆弱性です。内部人材だけでカバーしきれない場合は、専門性の高い外部サービスの導入が現実的な解決策となります。近年では、アウトソーシングのニーズが中小企業を中心に高まっています。

経理代行のメリットと活用のコツ

経理代行を活用することで、企業は次のような利点を得られます。

ただし、どの業務を依頼し、どこまでを社内で対応するかは、コストと業務効率のバランスを見極める必要があります。部分的な依頼から始めて、徐々に範囲を広げていく方法も効果的です。
経理代行に関してのより詳しいメリットは「経理代行サービスとは？メリット・会社選びのポイント・相場を紹介｜経理業務アウトソーシングのすすめ」記事にて解説していますので、合わせてご閲覧下さい。

HNバックオフィスコンサルタントのサービス紹介と相談のすすめ

もし現在、経理担当者の退職により業務が停滞している、あるいは人材確保が難航している状況であれば、HNバックオフィスコンサルタントのバックオフィス支援サービスの活用が有力な選択肢となります。

HNバックオフィスコンサルタントでは、以下のような経理業務に対応可能です。

さらに、企業の業務量や体制に応じて柔軟に対応できるカスタマイズプランを提供しており、急な退職など突発的な事態にも即対応できます。

経理業務の再構築や、将来の業務効率化まで見据えた対応をしたい企業には、ぜひ一度相談してみることをおすすめします。