経理・総務・人事も対象！バックオフィス業務を効率化する5つの方法

経理・総務・人事などのバックオフィス業務に追われ、「効率化したいけれど、どこから手をつければいいか分からない」と悩んでいませんか？

本記事では、日々の業務負担を軽減し、会社全体の生産性を高める具体策を5つに分けて解説します。

バックオフィス効率化で得られる3つのメリット

この章で扱う主なポイントは以下のとおりです。

バックオフィス業務を効率化することは、単なる作業の削減にとどまりません。時間やコストの節約、業務品質の向上、そして組織全体の戦略的な力を高める大きな原動力になります。ここでは、効率化によって得られる代表的な3つのメリットについて解説します。

時間とコストの削減

バックオフィス業務の効率化によって、会社の日常業務にかかる時間とコストを大幅に削減できます。
特に経理や人事のような定型的な業務では、ルールの整備やツールの導入だけで作業時間が短縮され、担当者の負担が軽くなります。たとえば請求書の処理や勤怠集計といった業務は、自動化ツールを活用することで手作業から解放され、人的ミスの防止にもつながります。
コスト面では、業務時間の短縮により残業代の削減や外注コストの見直しが可能になります。これにより限られたリソースを有効活用し、全体として経営の効率化が実現できるのです。

ミスや属人化の防止

業務の属人化は、特定の担当者にしか分からない業務が発生し、引継ぎやトラブル時に大きなリスクとなります。
効率化の一環として業務の可視化や標準化を進めることで、誰が担当しても同じ成果が得られる体制が整います。また、ITツールやクラウドシステムの導入によって、データの自動反映やリアルタイム共有が可能になり、ミスの発生も大きく抑えられます。
こうした取り組みは会社全体の信頼性を高めるだけでなく、従業員のストレス軽減にもつながります。

本業に集中できる環境づくり

バックオフィス業務が効率化されると、現場や経営層はコア業務により多くの時間を使えるようになります。
本来、バックオフィスは会社の基盤を支える存在ですが、煩雑で時間を取られる業務が多く、本業への影響が見逃せません。
効率化によって定型業務を最小限に抑え、経営判断や顧客対応、商品開発といった中核領域へ集中できる環境が整います。これは組織全体の競争力を高めるうえで、極めて重要な要素です。

効率化を実現する5つの具体策

この章で扱う主なポイントは以下のとおりです。

業務の効率化を実現するには、表面的な改善だけでは不十分です。会社ごとの業務内容や体制に応じて、戦略的に手を打つことが求められます。ここでは、すぐに着手しやすく、かつ実践的な5つの方法を紹介します。どれも効率化を推進するうえでの重要な柱となるでしょう。

業務フローの見直し

最も基本的かつ効果的な効率化の第一歩は、現状の業務フローを可視化・整理することです。
「なぜこの作業を行っているのか」「本当に必要か」といった観点で見直すことで、ムダな手順や重複作業が浮かび上がります。
たとえば、紙でのやり取りが前提となっている申請書や報告書の業務は、デジタル化するだけで大幅に時間を短縮できます。現場からのヒアリングをもとに、実情に即した改善を重ねることで、業務効率化の基盤をつくることが可能です。

IT・クラウドツールの活用

業務効率化において、ITツールの導入は不可欠な手段です。
勤怠管理、経費精算、給与計算など、バックオフィスの多くの業務はSaaS型ツールによって自動化・簡略化できます。
クラウドサービスを導入することで、社内外の情報共有もスムーズになり、テレワークや複数拠点でも同じ環境で業務が可能になります。
ただし、導入時には「現場にフィットするか」「サポート体制は整っているか」なども慎重に確認する必要があります。

マニュアル整備と標準化

業務を特定の人に依存させないためには、マニュアルの整備と業務の標準化が不可欠です。
誰でも同じ手順で作業できる状態をつくることで、引継ぎの負担が減り、人の入れ替わりにも柔軟に対応できます。
また、標準化された業務は改善もしやすく、全体の生産性向上につながります。特に属人化しがちな経理や人事関連業務は、マニュアルの整備によって大きく効率化される可能性があります。

外部リソース（代行・BPO）の活用

自社内だけで解決できない場合は、外部リソースの活用も効率化の有力な選択肢です。
経理代行や給与計算代行などのBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）を導入することで、専門的かつ高品質な業務処理が可能になります。
とくにリソースが限られている中小企業にとっては、コストを抑えながら高い成果を得られる手段となります。社内で担うべき業務と、外注すべき業務の切り分けが、効率化のカギを握ります。

社内コミュニケーションの最適化

業務の非効率は、社内のコミュニケーションにも原因がある場合があります。
連絡ミスや確認不足が、手戻りや二度手間につながるケースは少なくありません。
チャットツールの導入や、定例会議の見直しなどにより、必要な情報を必要な人にタイムリーに届ける体制を整えることが重要です。
意思決定のスピードも向上し、結果的に業務全体の効率化につながります。

効率化に失敗する企業の共通点とは？

 

この章で扱う主なポイントは以下のとおりです。

バックオフィスの効率化に取り組んだものの、十分な成果が得られなかったという会社も少なくありません。
その多くは、特定の共通した落とし穴にはまっているケースが見られます。この章では、よくある3つの失敗パターンを解説し、どのように回避すべきかのヒントを提供します。

ツール導入だけで終わってしまう

業務を効率化しようとするあまり、ツールの導入だけで満足してしまうケースが見受けられます。
導入しただけでは、業務フローの根本が変わらなければ、結局非効率なやり方が温存されたままになってしまいます。
たとえば、紙の申請フローをそのままデジタルに置き換えるだけでは、手順自体が煩雑であれば改善効果は限定的です。
ツールはあくまで手段であり、業務そのものの見直しと併せて活用することが重要です。

「誰がやるか」が曖昧なまま進めている

業務効率化には多くの工程が関わるため、責任者や実行者が不明確な状態では成果を上げることができません。
「全員で取り組もう」という曖昧なスタンスでは、結局誰も主導せず、改善が進まない結果となります。
明確な担当者を定め、進捗管理を行いながら進めることが、業務の定着と効果の最大化には不可欠です。
また、部門を超えて協力体制を築くことも、バックオフィス効率化の成否を左右します。

全社的な取り組みにできていない

業務効率化は一部の部署だけが取り組んでも効果は限定的です。
例えば経理部門だけが業務改善を進めても、営業部門や総務部門との連携が不十分であれば、情報共有の遅れや対応漏れが発生しやすくなります。
効率化は、全社的な課題として認識し、各部署が連携して取り組む必要があります。
経営層のリーダーシップと現場の巻き込みが両立することで、会社全体の業務改善が実現するのです。

 

自社に合った改善方法を見つけるには？

この章で扱う主なポイントは以下のとおりです。

会社の業務や組織体制にはそれぞれ特徴があるため、他社でうまくいった効率化の方法が、自社にもそのまま当てはまるとは限りません。
この章では、自社に最適な改善策を見つけるための3つのステップを紹介します。自社の課題を正確に把握し、優先順位を定めて対応することが、成功への近道となります。

現状の課題を明確にする

効率化を進める前に、まずは会社内のどこに課題があるのかを把握する必要があります。
業務の中で時間がかかっている部分、ミスが頻発する工程、担当者の不満が多い領域などを洗い出すことが第一歩です。
たとえば、「経費精算に1週間かかっている」「勤怠入力に毎月ミスがある」といった具体的な課題を抽出することで、改善の方向性が見えてきます。
ヒアリングや業務棚卸しを通じて、現状の可視化を行いましょう。

優先度をつけて着手する

課題が複数ある場合、どれから改善するかを見極めることが重要です。
全てを一度に改善しようとすると混乱を招き、結果としてどれも中途半端になってしまいます。
「時間削減効果が大きい」「ミスの影響が重大」「社内の不満が大きい」といった視点で優先順位を決め、段階的に導入や見直しを行いましょう。
このように戦略的にアプローチすることで、限られたリソースでも確実な業務効率化が実現できます。

必要に応じてプロの力を借りる

社内リソースだけで対応が難しい場合は、外部の専門家や業務代行サービスの力を活用するのも有効です。
業務改善に精通したコンサルタントは、自社の課題に応じた適切な導入手法やツールを提案してくれます。
特に、導入後の定着や現場の運用までサポートしてくれるパートナーは心強い存在です。
プロの視点を取り入れることで、見落としていた課題に気づくこともあり、より確実な業務改善へとつながります。

効率化を加速させるための一つの選択肢とは

バックオフィスの業務効率化を自社で進めていく中で、限界を感じる場面もあるかもしれません。
「これ以上は専門知識が必要」「現場のリソースが足りない」など、対応に悩むケースも多いのが実情です。
そんなとき、第三者の視点やノウハウを取り入れることは、有効な選択肢となります。

業務代行サービスやバックオフィス特化のコンサルティングを活用すれば、これまで属人化していた業務の棚卸しや、適切なツールの導入支援、改善施策の実行支援までを一貫して任せられます。
また、最新の業務効率化手法や他社事例を踏まえた提案を受けられるため、より実践的かつ再現性の高い施策を導入することが可能です。

会社の課題を客観的に見つめ、持続可能な形で改善していくためには、必要に応じてプロの力を借りる柔軟性が欠かせません。
効率化をさらに一歩進めたいとき、その選択肢の一つとして外部の専門支援を視野に入れてみてはいかがでしょうか。

バックオフィスの効率化は、会社全体の成長を支える大きな要素です。
自社だけで抱え込まず、必要に応じて専門家のサポートを受けることで、より確実で持続的な改善が実現できます。
「もっと早く、もっと正確に」進めたい方は、ぜひ一度ご相談ください。