契約書の保管とファイリング術｜見つけやすく、安全に残す方法を解説

そんな悩みを抱えていませんか。

契約書管理は“なんとなく”ではなく、明確な分類と運用ルールが必要です。

本記事では、分類ルールの設計、原本と電子の適切な使い分け、台帳・バックアップの実務手順まで、現場で使える方法をわかりやすく解説します。

 

 

契約書保管の重要性と背景

契約書は企業の権利や義務を証明する重要な書類です。適切な保管体制を整えていないと、取引トラブルや監査時に迅速な対応ができなくなります。また、契約書は単なる記録ではなく、企業の信頼性や内部統制の強化にも直結します。

ここでは、なぜ契約書の保管とファイリングが経営にとって重要なのかを解説します。

法令遵守と内部統制の観点

契約書は会社法や税法などの法令で一定期間の保管が義務付けられています。保管ルールを明確にし、ファイリングの分類を統一すれば、内部監査や外部監査への対応がスムーズになります。

紛失・改ざん防止によるリスク回避

契約書は原本のまま残すことが基本です。鍵付きのキャビネットやアクセス権限を制限した電子フォルダを活用することで、紛失や改ざんのリスクを大幅に減らせます。

経営判断のスピード向上

分類や検索性を高めることで、必要な契約書を即時に取り出せます。これにより、取引条件の確認や契約更新の判断が迅速になります。

契約書の保管期間と法的義務

契約書の保管は、法律によって期間が異なります。正しい期間を守ることは、コンプライアンスの観点からも不可欠です。

ここでは、代表的な法律ごとの保管期間と、実務上の工夫について説明します。

会社法・税法・労働法による保管期間

業種別・契約種別で異なる期間の例

建設業や製造業では、瑕疵担保責任の期間を考慮して10年以上保管する場合があります。金融業では監督官庁の指導で独自の期間が設定されることもあります。

期限管理と廃棄ルールの設定

保管期限が過ぎた契約書は、廃棄記録を残した上で適切に処分します。紙の場合は溶解処理、電子の場合は復元不可能な削除方法を採用します。

契約書保管の課題と失敗事例

契約書の保管は形だけ整えても、運用が不十分だと問題が発生します。ここでは、現場でありがちな課題と、その背景を整理します。

紙書類の肥大化と検索性の低下

契約書を紙だけで管理すると、保管スペースが不足し、目的の書類を探すのに時間がかかります。

電子化の不備による情報欠落

スキャン時の画質不足やファイル名の付け方の統一ルールの欠如により、必要な契約書がすぐに見つからないことがあります。

保管場所の不適切さによる劣化や紛失

湿気や日光、害虫などの影響で契約書が劣化する場合があります。契約書の保管は、リスクを理解してから改善策を講じることが重要です。

 

 

契約書ファイリングの分類方法と使い分け

契約書のファイリングには、主に名称別、業務内容別、案件別、数字別の4つの方法があります。それぞれにメリットと注意点があるため、下記の比較表で特徴を整理しました。

契約書ファイリング分類方法の比較表

 

分類方法	特徴	メリット	注意点
名称別分類（五十音順）	取引先や契約相手の名称を基準に並べる方法	・直感的に探しやすい ・初めての人でも利用しやすい	・社名の表記揺れにより検索漏れの可能性 ・社名変更時の対応が必要
業務内容別分類（部署・案件別）	契約の内容や関係部署ごとに分類する方法	・関連書類をまとめて管理可能 ・部署内の業務フローに沿った整理が可能	・部署間で分類基準が異なると混乱 ・案件の性質が複数部署にまたがる場合は重複管理が発生
案件別分類（プロジェクト単位）	プロジェクトや案件ごとにまとめる方法	・案件の全契約書を一括で参照できる ・案件終了後の保管・廃棄がしやすい	・長期案件ではファイルが肥大化しやすい ・案件名やコードの付与ルールが必要
数字・契約番号別分類	契約番号や管理番号を基準に整理する方法	・法務や会計システムとの連動が容易 ・番号順で整列するため整頓性が高い	・番号から内容をイメージしにくい ・番号付与ルールがないと混乱の原因

契約書保管に使用するファイル用品・保管設備の選び方

適切なファイルや設備を使えば、契約書の保管効率と安全性が向上します。ここでは現場でよく使われる用品と設備を紹介します。

ボックスファイルとクリアファイルの使い分け

大量の契約書にはボックスファイル、頻繁に使う契約書にはクリアファイルが向いています。

インデックス活用による検索性向上

見出しラベルや色分けを行うことで、必要な書類をすぐに取り出せます。

鍵付きキャビネットや防火金庫の導入

重要な契約書は、盗難・火災対策として鍵付きや防火性能のある保管庫に収納します。

省スペース化と見た目の整理効果

縦置き収納や統一デザインのファイルを使うことで、オフィスの印象も向上します。

契約書の電子化とスキャナ保存の活用方法

電子化は、契約書の検索性と共有性を高める有効な手段です。法的要件を満たした運用が重要です。

電子帳簿保存法の要件と対応手順

タイムスタンプ(電子データが特定の時間に存在していたこと、およびその後に改ざんされていないことを証明する技術)付与や検索機能の確保など、法令要件に準拠する必要があります。

原本と電子データの併用管理

重要な契約書は原本を保管しつつ、電子データを業務利用に活用します。

スキャナ保存の品質確保と注意点

解像度不足や歪みは後々の証拠能力に影響するため、スキャン時の品質管理を徹底します。

契約書のバックアップと災害対策

契約書は災害やシステム障害に備えて複製を確保します。

オフサイト保管（別拠点・外部倉庫）

本社とは別の場所に原本や複製を保管します。

クラウド保存のセキュリティ対策

暗号化や二要素認証を導入し、不正アクセスを防ぎます。

冗長化と復元テストの重要性

定期的な復元テストを行い、災害時でも迅速にデータを復元できる体制を整えます。

契約書を管理する際のルールの整備と運用

契約書の保管・ファイリングは、ルール化しないと担当者ごとに方法が異なり、属人化や検索漏れのリスクが高まります。

まずは保管場所、分類方法、アクセス権限などを明文化し、全社で統一した運用ルールを策定します。これにより、異動や退職があっても管理体制を維持できます。

管理台帳の作成と更新ルール

契約書の所在や期限を正確に把握するためには、管理台帳が不可欠です。台帳には契約番号、契約内容、保管場所、更新期限、担当者を明記し、契約更新や終了時には必ず記録を更新します。

Excelやクラウド型管理ツールを使えば、複数担当者でもリアルタイムで情報共有が可能です。

社内での周知・教育方法

ルールを作っても、現場で徹底されなければ意味がありません。年1回以上の定期研修で契約書管理の重要性を周知し、具体的なファイリング手順を説明します。

マニュアルやチェックリストを配布し、新任担当者にもすぐに習得できる環境を整えることが大切です。

廃棄手順と記録保持の流れ

契約書の廃棄は、法的保存期間を確認したうえで、必ず承認プロセスを経て行います。廃棄後は、処分日や方法、承認者を記録し、監査時にも提示できるよう保管します。

シュレッダーや溶解処理など、安全性の高い方法を選びましょう。

まとめ｜契約書保管とファイリング体制の見直し

契約書の保管とファイリングは、単なる書類整理ではなく、企業の信頼性やコンプライアンスを守るための基盤です。適切な分類方法を選び、保管設備や電子化を組み合わせることで、検索性と安全性を高められます。さらに、バックアップや災害対策を導入すれば、予期せぬトラブルにも強い体制を構築できます。

 重要なのは、ルールを策定しただけで終わらせず、社内での周知徹底と定期的な見直しを行うことです。現場に即した運用ができれば、契約書の紛失や検索時間のロスを防ぎ、経営判断のスピードも向上します。

今こそ、自社の契約書保管体制を点検し、効率性とリスク管理を両立させる一歩を踏み出しましょう。